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debevet mit lexoffice verbinden und konfigurieren

Melden Sie sich in ihrem debevet an.

Hinweis: Für die folgenden Einstellungen braucht der angemeldete Benuzter die Rolle Administrator oder Konto-Administrator.

Klicken Sie im Hauptmenu auf Administration → Erweiterungen. Auf der folgenden Liste der Erweiterungen klicken Sie auf der Kachel 'lexoffice' auf den Button Anlegen, um ihr debevet mit lexoffice zu verbinden. 

Authentifizieren

Jezt können Sie mit der Konfiguration der Schnittstelle in debevet fortfahren.

 

 

Synchronisieren

Kreuzen Sie Belege hochladen an, wenn Sie wünschen, dass debevet neben dem reinen Buchhaltungssatz ebenfalls das Original-Belegbild im PDF-Format (Kundenrechnung, Lieferantenrechnung, Gutschrift an Kunden und Gutschrift von Lieferanten) an lexoffice überträgt.

Wenn Sie "Kunden anonymisieren" oder Lieferantendaten anonymisieren ankreuzen, sorgt debevet dafür, dass lediglich ein Rückschluss über die Kunden- bzw. Lieferantennummer in lexoffice (Debitor, Kreditor) auf die Personendaten in debevet möglich ist und keine Personendaten aus debevet an lexoffice weitergeben werden. Andernfalls überträgt debevet ihre Kunden- bzw. Lieferantendaten (nur der primäre Rechnungsemfänger) an lexoffice und schickt auch künftige Änderungen dieser Daten in debevet an lexoffice (Ein-Weg-Synchronisierung).  

Zusätzliche Liefer- oder Patientenadressen werden aus debevet nicht an lexoffice übertragen. 

Kategorie

Wenn Sie den Haken bei Angewendete Medikamente als Dienstleistung setzen, wird debevet Medikamente und Produkte, die Sie Rahmen ihrer tierärtzlichen oder sonstigen therapeutischen Tätigkeit verwenden nicht wie ihre sonstigen Abgaben und Verkäufe als Warenverkäufe in lexoffice buchen, sondern diese Produkte ebenfalls wie ihre Tätigkeit als Dienstleistung unter der Berücksichtigugn des jeweiligen Steuersatzes (19%, 7%) buchen. 

Hinweis: Dies kann wichtig sein, wenn Verkäufe einen hohen Anteil an ihren Praxisumsätzen haben und Sie diesen Anteil nicht noch durch ihre Anwendungsmedikamente (z.B. Impfstoffe) erhöhen möchten, da Sie so unter Umständen in Gefahr kommen, ihr Freiberufler-Privileg zu verlieren und gewerbesteuerpflichtig zu werden. Bitte sprechen Sie hierzu mit ihrem Steuerberater.

Zahlungsbedingungen

Legen Sie in dieser Liste für jede von ihnen in debevet hinterlegte Zahlungsbedingung fest, wie der Status der jeweiligen Rechnung in debevet nach erfolgter Buchung ist (ErledigtGebucht).

So sind Rechnungen, die in bar oder per Karte beglichen wurden nach der Buchung aus debevet nach lexoffice sicherlich Erledigt, was bedeutet, dass Sie vom Kunden keine weitere Zahlung hinsichtlich der Rechnung erwarten. 

Dahingegen werden Rechnungen mit der Zahlmethode der Überweisung in der Regel nach erfolgter Buchung als Gebucht gekennzeichnet, da Sie noch die tatsächliche Zahlung der Rechnung durch den Kunden warten.

 

Start: Kunden und Lieferanten übertragen

Sollten Sie lexoffice in debevet erstmalig aktivieren, nachdem Sie bereits Kunden und Lieferanten in debevet erfasst haben, so sollten Sie einmal auf den Button Kunden nach  lexoffice und Lieferanten nach lexoffice klicken. debevet überträgt dann einmal alle Kunden und Lieferanten nach lexoffice als Debitoren bzw. Kreditoren. Bei aktiver Schnittstelle werden Kunden- und Lieferantendaten künftig stets live von debevet nach lexoffice übertragen. 

Es findet keine Übertragung von Kunden- und Lieferantendaten von lexoffice nach debevet statt, sondern nur von debevet nach lexoffice. Des weiteren wird aus debevet nur die primäre Rechnungsadresse an lexoffice übergeben und keine weiteren Adressen wie bspw. zusätzliche Liefer- und Patientenstandorte in debevet.

Kunden- und Lieferanten in lexoffice identifizieren

Da Kunden- und Lieferantennummer in debevet und lexoffice nicht identisch sind, übergibt debevet an lexoffice eine sog. alternative Emailadresse nach dem Muster 10004@netzfalken.lxo, wobei 10004 der Kunden- bzw. Lieferantennummer in debevet entspricht. 

So könnten Sie in lexoffice ihre Kunden als auch Lieferanten eindeutig anhand der Kunden- und Lieferantennummer aus debevet identifizieren. 

Rechnungen und Gutschriften buchen

Kundenrechnungen einzeln buchen

Von der Bearbeitungs- und Voransichtsseite einer Rechnung steht ihnen oben rechts mit dem Button Erweitert die Funktion Buchen zur Verfügung. Klicken Sie auf Buchen so wird der Orignal-Beleg (PDF) inkl. Buchungssatz sofort nach lexoffice übertragen. 

Individuell gefilterte Rechnungsliste buchen

Wechseln Sie in debevet auf Fakturierung → Rechnungen. Filtern Sie die Liste nach ihren Suchkriterien, z.B. durch die Suche aller Rechnungen im Status Zu buchen. Wählen Sie die gewünschten Rechnungen durch Ankreuzen aus. Klicken Sie oben rechts auf Erweitert und dann auf Rechnungen buchen

Haben Sie mehr als fünf Rechnungen ausgewählt, wird der Prozess in das sogenannten Hintergrundfenster unten rechts gestellt. Der erfolgreiche Abschluss wird dort signalisiert. Während des Prozesses können Sie in debevet an anderen Stellen weiterarbeiten.

Lieferantenrechnung buchen

Von der Bearbeitungs- und Voransichtsseite einer Lieferantenrechnung steht ihnen oben rechts mit dem Button Erweitert die Funktion Buchen zur Verfügung. Klicken Sie auf Buchen so wird der Orignal-Beleg (PDF) inkl. Buchungssatz sofort nach lexoffice übertragen. 

Ausgewählte Liste von Lieferantenrechnungen buchen

Wechseln Sie in debevet auf Warenwirschaft Lieferantenechnungen. Filtern Sie die Liste nach ihren Suchkriterien, z.B. durch die Suche aller Rechnungen im Status Zu buchen. Wählen Sie die gewünschten Rechnungen durch Ankreuzen aus. Klicken Sie oben rechts auf Erweitert und dann auf Buchen

Haben Sie mehr als fünf Rechnungen ausgewählt, wird der Prozess in das sogenannten Hintergrundfenster unten rechts gestellt. Der erfolgreiche Abschluss wird dort signalisiert. Während des Prozesses können Sie in debevet an anderen Stellen weiterarbeiten.

Kunden- und Lieferantengutschriften buchen

Gutschriften an ihre Kunden und von ihren Lieferanten buchen Sie analog zum zuvor dargestellten Vorgehen für Kunden- und Lieferantenrechnungen aus debevet heraus an lexoffice. Dabei werden Kundengutschriften in lexoffice als Einnahmeminderung und Gutschriften ihrer Lieferanten als Ausgabenminderung verbucht. 

Rechnungen und Gutschriften stornieren

Analog zum Vorgehen beim Buchen, steht ihnen bei Rechnungen (Lieferanten und Kunden), die erfolgreich gebucht worden die Funktion Stornieren zur Verfügung. 

 

Hinweis: Wenn Sie eine Kunden- oder Lieferantenrechnung oder Gutschfrit in debevet stornieren, so führt dies aktuell zu keiner Stornierung in lexoffice. Bitte beachten Sie, dass Sie die gebuchten Belege in lexoffice ebenfalls manuell stornieren müssen.

Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge

Zahlungseingänge Ihrer Kunden buchen und Zahlungen an ihre Lieferanten

Zahlungseingänge können Sie fortan bequem und ohne Medienbrüche in lexoffice verbuchen. Dazu steht ihnen z.B. das integrierte Online-Banking von lexoffice zur Verfügung, dass Zahlungen ihrer Kunden auf Rechnungen nahezu voll automatisch erkennt und zuordnet, nicht zuletzt weil debevet Kundennummer und Rechnungsnummer im Buchungsbeleg ordentlich vermerkt.

Ebenso können Sie Ausgänge zu ihren Lieferantenrechnungen schnell und einfach an ihre Bank übermitteln. 

 

Für detailiierte Hilfe und Anleitung zur Erfassung von Zahlungsein- und Ausgängen fragen Sie bei lexoffice nach. lexoffice bietet eine hervorragende Online-Hilfe als auch Support über Emailanfragen.

Offene Posten und Mahnungen

lexoffice bietet Ihnen zahlreiche Live-Auswertungen z.B. der offenen Posten (Lieferanten, Kunden) als auch über ihren betriebswirtschaftlichen Status (EÜR, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Saldenliste etc.).

Ebenso bietet Ihnen lexoffice ein Mahnsystem, sollten Ihre Kunden ihre debevet-Rechnungen einmal vergessen zu zahlen. Auch hier hilft die Online-Hilfe als auch der Support des Anbieters weiter.