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Administration und Einstellungen

In diesem Sektor finden Sie diverse Tricks und Kniffe für verschiedene Einstellungen, Nutzerverwaltung, die Verwaltung Ihrer Praxisdaten und vieles mehr.

Gelöschte anzeigen und wieder herstellen

Da so häufig die Frage auftaucht, wie gelöschte Einträge (egal ob Kunden, Patienten, oder alle anderen Infos) angezeigt werden können, wenn Sie gelöscht sind, zeigen wir dies in einem Video. Dort lernen Sie ebenfalls, wie Sie die gelöschten Einträge wieder herstellen können.

Videotipp

Benutzerverwaltung

Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter eigene Zugänge haben? Das ist bei debevet kein Problem, je nach Paket sind unterschiedlich viele Nutzer im Monatspreis bereits inbegriffen. Darüberhinaus können Sie jederzeit schnell und eigenständig mehr Nutzer zu buchen.

Einen neuen oder weiteren Benutzer hinzufügen

Um einen neuen Benutzer anzulegen, müssen Sie in die Nutzerverwaltung. Klicken Sie unten links auf das Personen-Symbol mit Ihrem Admin Namen.

Dann klicken Sie auf Profil und anschließend auf das Symbol mit der Personengruppe.

Nun sehen sie eine Übersicht über die bereits vorhandenen Nutzer. Um einen neuen Nutzer anzulegen, klicken Sie oben rechts auf das grüne Plus-Symbol.

Nun erscheint eine Maske, in der Sie sehen können, wie viele Ihrer Benutzer aus Ihrem Paket bereits belegt/zugewiesen sind. Die Preisinformation gilt erst dann, wenn dort beispielsweise 3/3 steht und Sie dann einen weiteren Benutzer anlegen.

Wenn Sie nun auf das rote Plus-Symbol klicken, öffnet sich eine Eingabe Maske, in der Sie die gewünschten Daten des Nutzers anlegen können.

Tipp

Nutzen Sie einen Benutzernamen, der für Ihre Praxis und den Arbeitsplatz sinnvoll ist. Vergeben Sie ein sicheres Passwort mit Sonderzeichen.

Bitte beachten Sie zu dem Thema "verschiedene Nutzer" und deren Einträge auch unsere Sektion in der Behandlung. Dort erklären wir, wie Sie für andere Benutzer einen Eintrag machen können.

Eintrag für andere Benutzer erstellen

Benutzerrechte vergeben

Eventuell möchten Sie nicht, dass alle Mitarbeiter Zugriff und Einsicht auf alle Interna, wie beispielsweise Umsätze oder Apotheke haben. In diesem Fall können Sie Ihren unterschiedlichen Mitarbeitern als Benutzer unterschiedliche Rechte bzw. Zugriffe in der debevet Software zuteilen.

Um einem Benutzer bestimmte Rechte zuzuweisen, klicken Sie in der Benutzerverwaltung auf den Namen des gewünschten Mitarbeiters.

Dort klicken Sie nun den Reiter Anwendungen und dann rechts auf das kleine Zahnrad-Symbol.

In der sich nun öffnenden Seite klicken Sie den Reiter Zugriffsrechte und können dann Häkchen setzen oder deaktivieren, je nachdem, welche Rechte der Benutzer erhalten soll.

Klicken Sie anschließend oben rechts auf Speichern.

Die Tierarzt ID am Benutzer hinterlegen

Um dem Mitarbeiter eine Tierarzt ID zuzuordnen (wichtig für die AUA Belege), gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie unten links auf Ihren Namen und dann auf "Kundenkonto".

Dort klicken Sie auf "Benutzer"

Anschließend klicken Sie auf den Namen/ die Bezeichnung des betreffenden Mitarbeiters.

Nun klicken Sie den Reiter "Anwendungen"

Klicken Sie nun rechts das kleine Zahnrädchen-Symbol.

Nun finden Sie das Feld für Tierarzt ID. Tragen Sie die ID ein und klicken Sie dann oben rechts Speichern.

Videotipp:

Service Nutzer aktivieren

Sollten Sie wünschen, dass sich ein Mitarbeiter des Supports einen Sachverhalt innerhalb Ihres debevet anschaut, so müssen Sie den Support dazu ausdrücklich legitimieren. Wie dies funktioniert, erfahren Sie im Folgenden.

Melden Sie sich in debevet mit den Daten des Kontoadministrators an. Nur dieser kann die folgenden Einstellungen vornehmen. Klicken Sie unten links auf das Benutzersymbol und dann auf Kundenkonto.

Klicken Sie dann entweder auf die Kachel Benutzer oder links in der Leiste das Gruppen-Symbol.

Klicken sie nun auf den Benutzernamen Service.

Nun klicken sie oben rechts auf Aktivieren.

Benutzer abmelden

Um sich abzumelden, klicken Sie unten links auf Ihr Benutzersymbol und dann Abmelden.

Ein Mitarbeiter des Supports hat nun die Möglichkeit, sich Ihr Anliegen näher anzuschauen. Nach 24 Stunden, wird der Service-Zugang automatisch deaktiviert. Wünschen Sie eine frühere Deaktivierung, können Sie den Zugang auch bereits vorher durch Klicken auf 'Deaktivieren' wieder sperren, wo Sie zuvor 'Aktivieren' angeklickt haben.

Um die Kontoverwaltung zu verlassen und zurück nach debevet zu wechseln, klicken Sie unten links im Hauptmenü auf das Exit-Symbol.

Email Versand und Einstellungen

Zunächst ist es als Standard in Ihrem Account so eingestellt, dass Ihre Emails (Rechnungen, Briefe etc.) aus der debevet Software über einen Standard Server verschickt werden.

Selbstverständlich können Sie einen anderen Server nutzen! Um Ihre eigenen Maildaten zu hinterlegen, klicken Sie auf Administration und dann Email-Versand.

Wenn Sie oben rechts auf das grüne Plus-Symbol klicken, können Sie eine neue Mailadresse anlegen.

Geben Sie zunächst nur Ihren Namen (der als Absendername erscheinen soll), die Mailadresse und das Passwort ein. Die Software versucht, die restlichen Einstellungen selbständig zu finden.

Wenn das nicht funktioniert, erscheint zwar eine Fehlermeldung, aber Sie können dann in den Feldern unten die Daten manuell eintragen.

Klicken Sie anschließend oben rechts auf Speichern.

Tipp:

Ganz unten in diesen Einstellungen finden Sie Zugriff. Dort können Sie via Dropdown wählen, welcher Ihrer Benutzer diese Mailadresse nutzen darf. (keine Auswahl = ALLE)

Email Details

Entweder können Sie direkt beim Einrichten Ihrer Mailanbindung, oder später, eine Signatur (Unterschrift) für Ihre Mails einrichten und eine Mailadresse als Standard Versandadresse einrichten.

Um die Maileinstellungen noch einmal zu bearbeiten, klicken Sie in der Übersicht Ihrer Email Konten auf den Namen des gewünschten Kontos.

Nun gelangen Sie in die Eingabemaske, die Sie bereits von der Einrichtung kennen. Oben sehen Sie die Möglichkeit, einen Haken bei Standard zu setzen. Wenn dieser Haken gesetzt wird, wird diese Mailadresse immer als Standard genutzt, wenn Sie etwas aus debevet heraus via Mail verschicken.

Im Feld Unterschrift können Sie nun Ihre Signatur hinterlegen. Außerdem können Sie auf Wunsch auch weitere Mailadressen eingeben, an die beispielsweise immer eine Kopie verschickt werden soll, oder eine alternative Antwortadresse setzen.

Praxis in Blindkopie setzen

Tipp zum Mailversand:

Wenn Sie sicher gehen möchten, ob Ihre Mails verschickt werden, können Sie bei jedem Mailversand eine Blindkopie an sich selbst verschicken lassen. Tragen Sie dazu oben im Feld "Blindkopie" Ihre eigene Mailadresse ein.

Über eigenen Server Emails verschicken

Wenn Sie Ihren eigenen Mailserver hinterlegen wollen, um über IMAP Emails zu versenden, können Sie dies problemlos anlegen. Bedenken Sie aber bitte, dass wir keinen Support bieten, wenn Mails bei Ihren Kunden als Spam erkannt werden. Bitte prüfen Sie Ihre eigene Mailadresse auf Spam-empfindlichkeit und sprechen dann mit dem IT Support, der für Ihren Mailserver verantwortlich ist. Ein Beispiel Link zur Spam Prüfung ist hier zu finden (wir bieten KEINEN Support dafür):

https://www.mail-tester.com/?lang=de

Klicken Sie in der Detailansicht bei dem Email Einstellungen auf den Haken "Standard", um diesen zu entfernen. Nun können Sie weiter unten auf der Seite Ihre Server Daten hinterlegen.

Zahlungsbedingungen

Natürlich haben Sie die Möglichkeit, selbst Zahlungsbedingungen anzugeben. Um die Zahlungsbedingungen zu bearbeiten oder neue hinzuzufügen klicken Sie auf Administration und dann Zahlungsbedingungen. Sie sehen nun die Übersichtsliste mit allen Zahlungsbedingungen.

Wenn Sie eine neue Zahlungsbedingung anlegen wollen, klicken Sie oben rechts auf das grüne Plus-Symbol.

Um eine Zahlungsbedingung zu bearbeiten, klicken Sie auf die Bezeichnung der gewünschten Zahlungsbedingung in der Spalte "Bezeichnung" in der Übersichtsliste.

Die Maske, die sich nun öffnet, öffnet sich ebenso beim neu Anlegen einer Zahlungsbedingung.

Sie können hier auch den Text hinterlegen, welcher am Fuß der Rechnung erscheinen soll. Diesen können Sie frei gestalten oder mit den Platzhaltern rechts ergänzen.

Skonto

Wenn Sie für eine bestimmte Zahlungsbedingung den Kunden Skonto gewähren möchten, kann diese hier ebenso pro Zahlungsbedingung hinterlegt werden. Klicken Sie dazu auf die gewünschte Zahlungsbedingung und tragen Sie in "Skonto" den gewünschten Prozentsatz sein.

Preisgruppen

Sie können in debevet verschiedene Preisgruppen anlegen. An jedem Patienten haben Sie dann die Möglichkeit, diesem Kunden eine dieser Preisgruppen zuzuordnen.

Achtung

An den Produkten müssen für die Preisgruppen dann auch veränderte Preise zu der passenden Preisgruppe hinterlegt werden, um diese dann für den entsprechenden Kundenstamm günstiger (oder teurer ;) in der jeweiligen Preisgruppe automatisch anders zu berechnen.

Eine Preisgruppe anlegen

Klicken Sie auf Administration und dann Preisgruppen. Nun sehen Sie, falls Sie schon Preisgruppen angelegt haben, eine Liste mit allen Ihren Preisgruppen. Um eine neue Preisgruppe zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf das grüne Plus-Symbol und geben dann die Bezeichnung der gewünschten Gruppe ein.

Klicken Sie dann auf Speichern. Die Preisgruppe ist nun angelegt, Sie sehen eine grüne Erfolgsmeldung.

Eine Preisgruppe an einem Produkt hinterlegen

Nehmen wir an, dass Sie das Erstellen von Impfbescheinigungen bei allen Personen der Gruppe "Züchter" für 2,50 Euro anbieten wollen. Öffnen Sie das Produkt "Impfbescheinigung" in der Produktliste. KLicken Sie auf den Dropdown-Pfeil unter dem bereits gesetzten Preis "Standard", um eine Preisgruppe aus den von Ihnen angelegten zu wählen.

Nun geben Sie den gewünschten netto Preis ein und klicken dann oben rechts auf Speichern.

Einem Kunden eine Preisgruppe zuordnen

Um nun einen Kunden zu einer bestimmten Preisgruppe hinzuzufügen, öffnen Sie den Kunden über Ihre Kundenliste.

Klicken Sie dann auf den Reiter Allgemein und wählen dann bei "Preisgruppe" über den Dropdown-Pfeil die gewünschte Preisgruppe. Bitte nicht vergessen, zu Speichern.

Steuersätze

Die Steuersätze (Umsatzsteuer alias Mehrwertsteuer) in debevet Cloud Tierarztsoftware können von Ihnen anhand der in Ihrem Land gültigen Sätze (Deutschland, Schweiz, Österreich, Niederlande u.v.m.) eigenständig gepflegt und geändert werden.

Um Steuersätze zu ändern, klicken Sie im Hauptmenü auf Administration und wählen Sie dann Steuersätze.

Achtung

Hinweis für externe Buchhaltungssysteme (Collmex Finanzbuchhaltung, lexoffice)

Die Änderung bestehender Steuersätze kann entscheidende Auswirkungen auf Ihre Buchhaltung haben und dort weitere Schritte notwendig machen. Vor allem wenn Sie eigene Erlöskonten in debevet definiert haben, können weitere Schritte in Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware notwendig sein.

Für Fragen hierzu steht Ihnen der jeweilige Anbieter (www.collmex.de / www.lexoffice.de) zur Verfügung.

Für die interne Buchführung (debevet Buchhaltung) ist keine Änderung notwendig, außer Sie saldieren nach Erlöstyp und Ihr Steuerberater wünscht ausdrücklich eine Anpassung der individuell pflegbaren Erlöskonten abweichend von Ihren bisher definierten Erlöskonten.

Steuersatz ändern

Wählen Sie aus der Liste der hinterlegten Steuersätze, den Steuersatz, den Sie ändern möchten, in dem Sie auf die Zahl des Steuersatzes in der dargestellten Liste klicken. Die Zahl in der Spalte Produkte zeigt Ihnen an, wieviele Produkte (Medikamente, Leistungen, Futtermittel u.a.) diesen Steuersatz verwenden, den Sie aktuell ändern möchten.

Hinweis: Der 0-%-Steuersatz kann nicht geändert oder gelöscht werden.

Auf der nun folgenden Seite müssen Sie den Hinweis zur vorherigen Erfassung und Abrechnung ausdrücklich bestätigen. Sobald Sie den Hinweis bestätigt haben, können Sie den Steuersatz ändern und auf Speichern klicken.

Als Steuersatz zulässig ist eine Ganzzahl oder eine Gleitkommazahl mit maximal zwei Nachkommastellen. Ein Steuersatz muss außerdem eindeutig sein, das heißt, Sie können z.B. nicht zweimal den gleichen Steuersatz erfassen.

Auf der folgenden Seite, wählen Sie die Berechnungsmethode aus, mit der die Preise der Produkte, die bisher diesen Steuersatz verwendet haben, neu berechnet werden sollen. Bitte beachten Sie die Hinweise zu den jeweiligen Berechnungsmethoden.

Achtung!

Tierarztpraxen und sonstigen Therapeuten, die auf der Grundlage von Gebührenverzeichnissen, Produktkatalogen (Laboklin, IDEXX u.a.) abrechnen oder sogar eine Hausapotheke führen, raten wir dringend davon ab, die Nettopreise zu verändern.

Bevor Sie die Neuberechnung durchführen, müssen Sie dieser ausdrücklich zustimmen.

Steuersätze löschen

Klicken Sie im Hauptmenü auf Administration und dann auf Steuersätze.

Wählen Sie den Steuersatz, den Sie unwiderruflich löschen wollen, aus und klicken Sie oben rechts auf das Mülleimer-Symbol.

ACHTUNG!

Beachten Sie, dass alle Produkte mit diesem Steuersatz mit 0% Steuer neuberechnet werden.

Steuersatz hinzufügen

Klicken Sie im Hauptmenü auf Administration und dann auf Steuersätze. Auf der Liste der Steuersätze klicken Sie oben rechts auf das grüne Plus-Symbol.

Auf der nun folgenden Seite tragen Sie in das Feld Steuersatz den Satz ein und klicken abschließend oben rechts auf Speichern.

Nummernvergabe

Sie können die Nummernkreise der verschiedenen Entitäten einsehen und ggf. ändern. Klicken Sie auf Administration und dann Nummernvergabe.

Bitte beachten Sie hier, dass die Nummernkreise Rechnung und Gutschrift sich nicht überschneiden dürfen.

Export/ Import

Um diverse Dateien zu importieren oder zu exportieren, klicken Sie auf Administration und dann Export/Import.
Oben rechts können Sie dann Neuen Import oder Neuen Export wählen.

Unter Export können Sie je nach Kategorie exportieren:

Praxis

  • Kunden exportieren
  • Patienten exportieren
  • Behandlungen exportieren
  • Befunde exportieren
  • Diagnosespiegel exportieren
  • AUA exportieren
  • Dokumente exportieren

Warenwirtschaft

  • Lieferanten exportieren
  • Produkte exportieren
  • Wartezeiten exportieren
  • Anwendungsanweisungen exportieren
  • Diagnosen exportieren
  • Warenbestände exportieren

Rechnungen

  • Rechnungen exportieren

Buchhaltung

  • Belege exportieren

Wenn Sie die gewünschten Exporte angeklickt haben, klicken Sie unten auf Anlegen.

Bitte beachten!

Die Anforderung des Exportes wird nicht direkt durchgeführt. Es wird nur ein Auftrag, ein sogenannter "Job" erstellt, der dann zu einer bestimmten Uhrzeit erfolgt. Um die genannte Uhrzeit steht dann Ihr Export als CSV Datei zur Verfügung (Diese können dann im Excel eingelesen werden und be Bedarf in eine xml Datei umgewandelt werden).

Als Import stehen verschiedene Varianten (vor allem für den Wechsel aus anderen Programmen) zur Verfügung:

Debevet Daten:

Alle, die auch als Export zur Verfügung stehen

Import aus EasyVet:

  • Kunden
  • Patienten
  • Produkte
  • Eigene Dienstleistungen

Import aus Vetera:

  • Kunden
  • Patienten

Sonstiges:

  • XML Barsoi-Liste importieren
Bitte beachten!

Die Anforderung des Exportes wird nicht direkt durchgeführt. Es wird nur ein Auftrag, ein sogenannter "Job" erstellt, der dann zu einer bestimmten Uhrzeit erfolgt. Um die genannte Uhrzeit steht dann Ihr Export als CSV Datei zur Verfügung (Diese können dann im Excel eingelesen werden und be Bedarf in eine xml Datei umgewandelt werden).

Tipp

Wenn Sie aus einem anderen Praxisprogramm zu debevet wechseln möchten, können wir aus den meisten Programmen die Kundendaten ohne Probleme und Kosten für Sie importieren!

Kleinunternehmer

Sie sind Kleinunternehmer und somit umsatzsteuerbefreit? Natürlich kann debevet alle Ihre Rechnungen auch mehrwertsteuerbefreit ausstellen.

Generell werden dann die Nettopreise am Kunden in der Rechnung abgerechnet.

Um diese Einstellung zu aktivieren, klicken Sie Administration und dann Einstellungen.

Dort klicken Sie den Reiter Fakturierung und setzen dann den Haken bei "Kleinunternehmen steuerbefreit".

Sie sind verpflichtet, der Rechnung einen schriftlichen Zusatz hinzuzufügen, dass es sich um eine Kleinunternehmerrechnung handelt. Wir empfehlen, diese als Schlusstext unter die Zahlungsbedingung zu setzen.

Klicken Sie auf Administration und dann Textbausteine. Dort finden Sie unter den Standard Texten den Schlusstext.

Klicken Sie auf das Wort Schlusstext, um diesen zu bearbeiten/neu anzulegen.

Tipp:

Wenn Sie es wünschen, können sogar (wie bei vielen Textvorlagen im debevet) individuelle Texte mit den Variablen rechts hinzugefügt werden.

Um die Rechnungen buchhalterisch korrekt verbuchen zu können, müssen Sie nun außerdem noch in der Buchhaltungserweiterung die Steuerbefreiung hinterlegen. Klicken Sie dazu auf Administration und dann Erweiterungen. Klicken Sie dann auf die Erweiterung, die Sie nutzen (hier im Beispiel in den Bildern die debevet Buchahltung, das Prinzip ist aber bei allen gleich).

Im Bereich der Erlöskonten müssen Sie den Dropdownpfeil an jeder Zeile klicken.

Dann öffnet sich die Auswahl, in der Sie "generell steuerbefreit" wählen.

Nun ändern sich die grau hinterlegten Felder bei den Buchhaltungskonten und Sie müssen bei "Ust frei" das entsprechende Buchhaltungskonto hinterlegen. Fragen Sie hierzu bitte Ihren Steuerberater, welches Erlöskonto Sie nutzen sollen. (in SKR03 ist dies eigentlich 8195 und in SKR04 4185).